Nguyên nhân và cách khắc phục file excel bị lỗi định dạng

Nguyên nhân và cách khắc phục file excel bị lỗi định dạng

Bạn đang gặp phải tình trạng file Excel bị lỗi định dạng khi mở hoặc lưu file? Bạn không biết nguyên nhân và cách xử lý file Excel đang bị lỗi định dạng như thế nào?

Đôi khi bạn có thể gặp phải tình trạng file Excel bị lỗi định dạng, khiến cho file không thể mở được hoặc bị mất dữ liệu. Đây là một trong những lỗi thường gặp nhất khi sử dụng file Excel. Hãy cùng Siliconvalley-redcross.org tìm hiểu về vấn đề này và áp dụng những cách khắc phục hiệu quả nhất trong bài viết sau đây.

Lý do file Excel bị lỗi định dạng

Nguyên nhân phổ biến gây sự cố trong tệp Excel
Nguyên nhân phổ biến gây sự cố trong tệp Excel

Có thể xảy ra sự cố với tập tin Excel dẫn đến lỗi định dạng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Dưới đây là các lý do chính:

  • Sự khác biệt trong định dạng giữa các phiên bản Excel: Mỗi phiên bản Microsoft Excel có thể sử dụng định dạng tập tin khác nhau, dẫn đến lỗi khi mở tập tin trên phiên bản không tương thích.
  • Lỗi trong phần mềm: Lỗi nội bộ trong Microsoft Excel hoặc từ các phần mềm văn phòng khác, bao gồm cả lỗi từ việc cập nhật, cũng có thể làm hỏng định dạng tập tin.
  • Sự cố ổ đĩa hoặc hệ điều hành: Nếu ổ đĩa hoặc hệ điều hành gặp sự cố hoặc lỗi, tập tin Excel có thể bị ảnh hưởng.
  • Virus và phần mềm độc hại: Các chương trình độc hại có thể thay đổi, hỏng hoặc xóa tập tin Excel, gây lỗi định dạng.
  • Sự cố mạng: Lỗi kết nối khi truy cập tập tin Excel từ internet cũng có thể gây ra lỗi định dạng.
  • Lỗi của người dùng: Những sai sót như lưu tập tin không đúng cách hoặc đóng tập tin không chính xác cũng có thể là nguyên nhân.
  • Macro và add-ins: Các tính năng Macro và Addins không tương thích hoặc bị lỗi cũng có thể làm hỏng định dạng tập tin.
  • Thao tác tập tin trong quá trình mở: Hành động như di chuyển, đổi tên hoặc xóa tập tin Excel khi tập tin đang mở có thể gây lỗi.
  • Thiếu bộ nhớ hoặc tài nguyên hệ thống: Tình trạng thiếu hụt này có thể gây lỗi khi làm việc với các tập tin Excel có dung lượng lớn.
  • Ảnh hưởng từ phần mềm khác: Các ứng dụng hoặc phần mềm đang chạy cùng lúc có thể xung đột và gây lỗi định dạng tập tin Excel.

Nếu thấy nội dung hữu ích, bạn có thể dành thời gian để khám phá các thủ thuật và kiến thức hay qua các bài viết: Cách chuyển từ excel sang word, Cách đếm từ trong word, Hướng dẫn cách kết nối chuột bluetooth,…

Cách tìm dữ liệu bị lỗi trong file Excel

Hướng dẫn đơn giản để xác định và định vị lỗi trong Excel
Hướng dẫn đơn giản để xác định và định vị lỗi trong Excel

Trong nhiều trường hợp, một số ô không hiển thị dấu hiệu lỗi chấm than ở góc trái có thể là do tính năng kiểm tra lỗi đã bị tắt hoặc dữ liệu bị đè định dạng khác.

Để kiểm tra dữ liệu lỗi một cách chính xác, công cụ Lọc Tự Động (Auto Filter) trong Excel là sự lựa chọn hữu ích cho bạn, hãy thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Chọn cột dữ liệu cần kiểm tra lỗi.
  • Bước 2: Truy cập tab Home, chọn Sắp xếp & Lọc (Sort & Filter) vào Lọc (Filler) hoặc ở tab Data, chọn Lọc (Filler).
  • Bước 3: Nhấn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh cột dữ liệu đã lọc. Các số sẽ được hiển thị trong cửa sổ lọc theo thứ tự tăng dần, bao gồm cả số âm. Những số không theo định dạng chuẩn sẽ xuất hiện ở cuối danh sách. Qua đó, người dùng có thể dễ dàng nhận biết những số bị lỗi định dạng.

Cách xử lý file Excel bị lỗi định dạng

Từng bước để khắc phục và khôi phục tệp Excel bị lỗi
Từng bước để khắc phục và khôi phục tệp Excel bị lỗi

Ngoài cách tìm dữ liệu bị lỗi trong file Excel, bạn cũng có thể áp dụng một số cách xử lý file Excel bị dính lỗi định dạng sau đây để sửa chữa file và khôi phục dữ liệu:

Thay đổi định dạng khác cho file Excel

Sau khi hoàn thành công việc trên bảng tính Excel, việc bảo toàn dữ liệu là rất quan trọng. Để đảm bảo dữ liệu không gặp lỗi, bạn cần chọn đúng định dạng khi lưu tệp.

Khi đã nhập và chỉnh sửa dữ liệu xong, trước khi lưu, hãy chọn định dạng tệp Excel 97-2003 Workbook .xls hoặc Excel Workbook .xlsx phù hợp với tệp mà không có Macro. Hành động này giúp giảm thiểu nguy cơ lỗi và đảm bảo tính tương thích với các phiên bản Excel khác.

Sử dụng lệnh VBA để khắc phục file Excel bị lỗi

Hướng dẫn sử dụng lập trình VBA để sửa lỗi trong tệp Excel
Hướng dẫn sử dụng lập trình VBA để sửa lỗi trong tệp Excel

Dành cho những người có kỹ năng lập trình, việc sử dụng lệnh trong Visual Basic for Applications VBA là một phương pháp hiệu quả để khắc phục vấn đề định dạng trong Excel. Cách thực hiện bao gồm các bước sau:

  • Bước thứ 1: Mở tập tin Excel gặp lỗi. Truy cập môi trường VBA bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F11.
  • Bước thứ 2: Trong cửa sổ VBA mới xuất hiện, chọn Insert và nhấn Module.
  • Bước thứ 3: Trong cửa sổ Module, sao chép và dán đoạn mã được cung cấp. Khi hoàn tất quá trình sao chép, đóng cửa sổ Module bằng cách nhấn vào biểu tượng X ở góc trên cùng.
  • Bước thứ 4: Đóng cửa sổ Module và mở trình quản lý Module bằng cách nhấn Alt + F8. Chọn module StyleKill mới được tạo và nhấn Run để thực thi lệnh. Sau khi VBA hoàn tất việc chạy lệnh, người dùng cần đóng VBA và mở lại file Excel để kiểm tra kết quả.

Dùng Open and Repair để sửa file Excel bị lỗi định dạng

Sử dụng tính năng Open and Repair để sửa chữa tệp Excel
Sử dụng tính năng Open and Repair để sửa chữa tệp Excel

Một cách khác để xử lý file Excel đã bị lỗi định dạng là dùng chức năng Open and Repair của Excel để sửa file. Bạn có thể làm như sau:

  • Mở Excel và chọn File > Open.
  • Trong hộp thoại Open, chọn file Excel lỗi định dạng và chọn mũi tên xuống bên cạnh nút Open.
  • Chọn Open and Repair từ menu thả xuống.
  • Trong hộp thoại Open and Repair, bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn sau:
    • Repair: Sửa chữa file nếu có thể và khôi phục dữ liệu càng nhiều càng tốt.
    • Extract Data: Trích xuất dữ liệu từ file, bao gồm các công thức và giá trị, nhưng không bao gồm các định dạng hoặc các tính năng khác.
  • Chọn một tùy chọn và chọn OK.

Nếu Excel có thể sửa chữa file, bạn sẽ thấy file được mở bình thường. Bạn có thể lưu lại file với định dạng Excel mong muốn.

Nếu Excel không thể sửa chữa file, bạn sẽ thấy một thông báo lỗi. Bạn có thể thử lại với tùy chọn Extract Data hoặc áp dụng một cách khác để xử lý file bị lỗi định dạng.

Chuyên mục kiến thức hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề file Excel bị lỗi định dạng một cách hiệu quả. Siliconvalley-redcross.org chúc bạn đạt được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *