Các mẹo trong Excel không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp bạn nâng cao kỹ năng và tự tin trong công việc hàng ngày. Hãy cùng khám phá những kỹ thuật đơn giản nhưng mang lại hiệu quả lớn trong việc sử dụng Excel.
Để giúp các bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn các mẹo trong Excel hữu ích nhất dành cho dân văn phòng và kế toán. Cùng Siliconvalley-redcross.org khám phá các mẹo này nhé!
Tổng hợp các mẹo trong Excel thông dụng mà bất kỳ ai cũng nên biết
Mở Nhiều Bảng Tính Excel Cùng Lúc
- Sử dụng menu View: Bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel trên cùng một cửa sổ bằng cách vào menu View và chọn New Window. Điều này giúp bạn dễ dàng so sánh và di chuyển dữ liệu giữa các bảng tính.
- Sử dụng nút góc trên cùng bên trái của cửa sổ Excel: Click vào nút này để mở một cửa sổ Excel mới, từ đó bạn có thể mở nhiều bảng tính cùng lúc.
Hiển Thị Công Thức Siêu Nhanh
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + ~ (ký tự gạch ngang): Khi ấn tổ hợp phím này, Excel sẽ hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và sửa lỗi.
Tự Động Nhập Dữ Liệu
- Sử dụng Data Validation: Bạn có thể thiết lập các quy tắc nhập liệu để Excel tự động kiểm tra dữ liệu được nhập vào ô, giúp tránh sai sót trong quá trình nhập liệu.
Nhập Ngày Tháng Cực Nhanh Thông Qua Phím Tắt
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + ;: Khi bạn ấn tổ hợp phím này, Excel sẽ tự động nhập ngày hiện tại vào ô bạn đã chọn.
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + ;: Tương tự, khi ấn tổ hợp phím này, Excel sẽ nhập giờ hiện tại vào ô.
Tự Động Tính Tổng Không Cần Dùng Hàm SUM
- Sử dụng AutoSum: Bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần tính tổng, sau đó click vào nút AutoSum trên thanh công cụ hoặc ấn tổ hợp phím Alt + = để Excel tự động tính tổng cho bạn.
Tận Dụng Các Mẹo Trong Excel Để Xem thống Kê Cực Nhanh
- Dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + L: Khi bạn chọn một ô dữ liệu trong bảng tính và ấn tổ hợp phím này, Excel sẽ tự động tạo bảng thống kê cho dữ liệu đó, giúp bạn nhanh chóng xem tổng cộng, trung bình, max, min của dữ liệu.
Ẩn Hàng và Cột Theo Nhóm
- Sử dụng tính năng Group Rows hoặc Group Columns: Bạn có thể chọn nhiều hàng hoặc cột cần ẩn, sau đó click vào nút Group Rows/Columns trên thanh Ribbon để ẩn chúng lại theo nhóm, giúp bảng tính trở nên gọn gàng hơn.
Cố Định Dòng Tiêu Đề, Cột Tiêu Đề
- Sử dụng tính năng Freeze Panes: Để cố định dòng hoặc cột tiêu đề khi cuộn bảng tính, bạn hãy chọn ô dưới cùng bên phải của dòng hoặc cột bạn muốn cố định, sau đó vào tab View > Freeze Panes và chọn Freeze Top Row hoặc Freeze First Column.
Ngoài tìm hiểu các mẹo trong Excel, bạn có thể dành ít thời gian để khám phá các nội dung: Cách quay màn hình oppo có âm thanh, Cách mở khóa file word không cho chỉnh sửa, Địa chỉ khóa học barista tốt nhất tại TPHCM,…
In 1 Vùng Tùy Chọn Trong Excel
- Sử dụng Print Area: Bạn có thể chọn vùng dữ liệu cần in, sau đó vào Page Layout > Print Area > Set Print Area để chỉ in vùng dữ liệu đó mà thôi, tránh việc in ra toàn bộ bảng tính.
Chuyển Đổi Qua Lại Giữa Các Tab, Các Sheet Làm Việc
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + PageUp/PageDown: Bạn có thể di chuyển qua lại giữa các tab hoặc sheet làm việc một cách nhanh chóng bằng cách ấn tổ hợp phím này.
Định Hướng Được Con Trỏ Khi Nhấn Enter
- Sử dụng tính năng Enter Direction: Bạn có thể thiết lập Excel tự động di chuyển con trỏ sang ô phía dưới hoặc phải sau khi nhấn phím Enter, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
Cách Cố Định Cột Trong Bảng Excel
- Sử dụng Freeze Panes: Để cố định một hoặc nhiều cột khi cuộn bảng tính, bạn hãy chọn cột bên phải của cột muốn cố định, sau đó vào tab View > Freeze Panes và chọn Freeze Panes.
Nhập Thông Tin Dữ Liệu Với Số 0 Đầu Tiên
- Sử dụng dấu ‘ (apostrophe): Khi bạn muốn nhập dữ liệu bắt đầu bằng số 0 mà Excel tự động bỏ qua số 0 đầu tiên, bạn chỉ cần thêm dấu ‘ trước số 0 (ví dụ ‘012345).
Đổi Dữ Liệu Dòng Thành Cột và Cột Thành Dòng
- Sử dụng tính năng Transpose: Bạn có thể chuyển đổi dữ liệu từ dạng dòng sang cột và ngược lại bằng cách chọn vùng dữ liệu, copy, sau đó chuột phải chọn Paste Special > Transpose.
Chọn In Một Vùng Dữ Liệu Trên Bảng Tính
- Sử dụng Print Area: Ngoài việc chọn vùng dữ liệu cần in, bạn cũng có thể thiết lập các tùy chọn in khác như in trang ngang hay trang dọc, in bản nháp, in màu sắc… trong tab Page Layout trước khi in.
Định Hướng Con Trỏ Khi Nhấn Phím Enter
- Sử dụng tính năng Enter Direction: Tương tự như cài đặt định hướng con trỏ khi nhấn Enter, bạn cũng có thể thiết lập Excel di chuyển con trỏ sang ô nào khi nhấn Shift + Enter.
Tận Dụng Các Mẹo Trong Excel Để Sao Chép Dữ Liệu Nhanh Chóng
- Sử dụng Fill Handle: Khi bạn kéo fill handle (góc dưới cùng bên phải của ô) xuống dưới hoặc sang phải, Excel sẽ tự động sao chép dữ liệu của ô ban đầu vào các ô khác, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Ẩn Dữ Liệu Của Ô Trong Bảng Tính Excel
- Sử dụng Format Cells: Để ẩn dữ liệu trong ô mà vẫn giữ được giá trị, bạn có thể chọn ô cần ẩn, chuột phải chọn Format Cells > Number tab > Custom và nhập ba dấu chấm (…) vào ô Type.
Tận Dụng Các Mẹo Trong Excel Để Xóa Các Dữ Liệu Trùng Nhau
- Sử dụng Remove Duplicates: Để loại bỏ các dữ liệu trùng lặp trong bảng tính, bạn hãy chọn vùng dữ liệu cần xóa trùng, sau đó vào tab Data > Remove Duplicates và chọn cột dữ liệu để xác định trùng lặp.
Sao Chép Dữ Liệu Cực Đơn Giản
- Sử dụng tính năng Cell Drag and Drop: Để sao chép dữ liệu từ một ô sang ô khác, bạn chỉ cần kéo ô đó bằng chuột đến vị trí mới và nhả chuột.
Tìm Kiếm Trong Excel
- Sử dụng Find and Replace: Bạn có thể tìm kiếm nhanh chóng một từ hoặc giá trị trong bảng tính bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + F và nhập từ cần tìm vào hộp thoại Find.
Kết Nối Dữ Liệu Bằng Phím “&”
- Sử dụng toán tử &: Khi bạn muốn kết hợp hai chuỗi trong Excel, bạn chỉ cần sử dụng toán tử & để nối chúng lại với nhau mà không cần sử dụng hàm CONCATENATE.
Tận Dụng Các Mẹo Trong Excel Để Sắp Xếp Dữ Liệu
- Sử dụng tính năng Sort: Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong bảng tính theo thứ tự tăng dần, giảm dần của một hoặc nhiều cột bằng cách chọn vùng dữ liệu, sau đó vào tab Data > Sort.
Cách Căn Lề Trong Excel
- Sử dụng tính năng Alignment: Để căn lề cho dữ liệu trong ô, bạn có thể sử dụng các tùy chọn trong tab Home > Alignment như Align Left, Center, Align Right.
Trên đây là các mẹo trong Excel mà dân văn phòng và kế toán nên biết để làm việc hiệu quả hơn trong việc quản lý và xử lý dữ liệu. Hãy thực hành và trở thành chuyên gia Excel trong công việc hàng ngày của mình bằng việc đọc kỹ bài viết này từ Chuyên mục kiến thức bạn nhé. Siliconvalley-redcross.org chúc bạn thật nhiều thành công!